İş süreçlerimizi IFS ERPde tek bir sistem üzerinde toplamak; farklı süreçlerde planlama kabiliyetimizi artırdı ve maliyet avantajı sağladı. IFSin bilgi birikimi, bu sürecin hızlı yönetilmesi ve doğru şekilde kurgulanması noktasında bize önderlik etti.
“İş süreçlerimizi IFS ERP’de tek bir sistem üzerinde toplamak; farklı süreçlerde planlama kabiliyetimizi artırdı ve maliyet avantajı sağladı. IFS’in bilgi birikimi, bu sürecin hızlı yönetilmesi ve doğru şekilde kurgulanması noktasında bize önderlik etti.”
Orkun Oruç / F.S.S. Bilgi İşlem Yöneticisi
Kurulduğu 1994 yılından itibaren ağır araçlar için havalı fren ve debriyaj ekipmanları üreten F.S.S. Fren Sistemleri Sanayi, Avrupa ve Türkiye menşeli araçlar için üretimi gerçekleştirilen 3800’ü aşkın farklı ürün ile dünyanın 80 ülkesinde ülkemizi başarı ile temsil ediyor. Yüksek teknolojiye sahip üretim olanaklarıyla fark yaratan firma, 200’ün üzerinde tecrübeli iş gücü ve geride bıraktığı 20 yılın kazandırdığı deneyim ile çıtayı daima en üst noktada tutuyor. Koşulsuz müşteri memnuniyeti yaklaşımı ile çalışan F.S.S. Fren, kalite ve kalitenin devamlılığına ilişkin hassasiyetiyle, daima yeniliğe ve gelişime açık bir vizyona sahip. Güncel teknolojileri iş süreçlerine en uygun şekilde adapte ederek, müşterilerinin ihtiyaçlarına en doğru çözümleri sunan firma, 2000’lerin başında teknolojik anlamdaki yolculuğu için çok önemli adımlar attı. F.S.S. Montaj Grup Lideri Gökhan Ünsal, IFS öncesi dönemi şöyle anlatıyor: “2000 yılında F.S.S. Fren ailesine katıldığımda, bir muhasebe programı vardı ama doğru ve kullanışlı bir stok kaydı söz konusu değildi. Farklı satış noktalarında farklı stok sayılarıyla karşılaşıyorduk, herkes farklı kodlarla değişik biçimlerde üretim yapmaya çalışıyordu. İlk 1,5 sene yaptığım etüt ile kullanım zamanlarını ve miktarlarını belirledim.
Birkaç sene bu yöntem ile ilerledikten sonra yerel bir ERP yazılımına geçtik. Açıkçası o yazılıma geçişimiz, sonrasında IFS’i tercih etmemiz noktasında bizi adeta yönlendirdi. Çünkü yazılım sayesinde neleri yapmadığımızı ve yapamadığımızı çok iyi gördük. Bu dönemde piyasadaki birçok yazılımı araştırdık ve firmalarla görüşmeler yaptık. Bu aşamada en iyi bildiğimiz, en ciddi gördüğümüz ve ihtiyaçlarımızı fazlasıyla karşılayacak yazılım IFS Applications oldu.”
F.S.S. Fren Bilgi İşlem Yöneticisi Orkun Oruç, IFS ile 2006 yılında yaptıkları ilk görüşmeyi şöyle anlatıyor: “İşimizin o an için ERP’ye uygun olmadığını düşündük ve sistemimizi ERP’ye uygun hale getirmek için çalışmalara başladık. 2007’den 2012’ye kadarki süreci, ERP’ye geçişimizde sorun yaşamamak için gerekli altyapıyı oluşturmaya çalışarak geçirdik. 2012’nin başında ise şirketimizin ERP’ye geçmesi için hiçbir çekincemiz olmadığı gibi artık ERP, faaliyetlerimiz için bir gereklilik halini almıştı. Bu noktada pek çok firma ile görüştük ve açıkçası hem konuya yaklaşımları hem de yazılımın nitelikleri nedeni ile IFS’i tercih ettik.”
ERP’YE GEÇİŞ SÜRECİ BEKLEDİĞİMİZ KADAR ZOR OLMADI
ERP’ye geçiş süreci, şirketlerin neredeyse bütün sistemlerinin değişmesi ve sistemin yeniden kurgulanmasının getirdiği zorlukları içerir. F.S.S. Fren hem önceden yaptığı hazırlıklar sayesinde hem de IFS’in doğru ve yalın yönlendirmeleriyle, bu zorlu süreci hızla ve başarıyla tamamladı. F.S.S. Üretim Planlama Uzmanı Ayla Ak, “IFS Applications eğitimleri başladığında üretim bölümümüzün çok karışık olduğunu fark ettik. Önce kodların ve stokların değişmesi gerekti. Ancak IFS ekibinin samimi yaklaşımı ve anlaşılabilir dili, bize bu süreci hızlı ve sorunsuz bir şekilde tamamlamamızda çok yardımcı oldu. Danışmanlar, neyin nasıl olması gerektiğini çok sade bir dille anlattı. Farklı bir yapıya geçmek, bütün sistemin değişmesi, bütün bölümlerin tek bir programı kullanması beklediğimiz kadar da zor bir süreç olmadı” diyor. ERP’ye geçiş süreci zorlu olsa da eğitim aşamasını verimli değerlendirip, doğru çıkarımlarla süreci yöneten bir ekip, bu geçişi en az yıpratıcı şekilde atlatıyor. Bu noktada F.S.S. Fren Sistemleri Sanayi’nin sürece olan yaklaşımını IFS Türkiye Kıdemli ERP Danışmanı Ahmet Gültekin şöyle değerlendiriyor:
“F.S.S., yazılımdan ne istemesi ve ne beklemesi gerektiğini bilerek bize geldi. Projenin en büyük avantajı buydu. ‘Yazılım mı bize uymalı yoksa biz mi yazılıma uymalıyız?’ sorusunun cevabını bilerek ERP projesine başladılar. Bu süreci F.S.S. ekibi çok güzel yönetti ve sonuç da ortada.”
PROJENİN İLK FAZINA AR-GE SÜREÇLERİ DE DAHİL EDİLDİ
F.S.S. Fren Sistemleri Sanayi, halihazırda gerçekleştirdiği Ar-Ge faaliyetleriyle kendi ürünlerini tasarlıyor ve uyguladığı testlerle seri üretime gelene kadar pek çok revizyon oluşturuyor. Ar-Ge ekibi kendi tarafındaki çalışmaları izole tutup, üretime alınabilir onayı verildiğinde üretim hattına yansıtabiliyor. IFS Mühendislik Modülü, ekiplerin herhangi bir iyileştirme gerektiğinde kendi taraflarında çalışmayı sürdürüp, ancak final noktalarda ve onaylandığında, üretim tarafına ve planlama seri sürecine yansıtarak kullanabildiği bir modül. ERP implementasyonlarında genel olarak izlenen satış, satınalma, finans, üretim gibi modüllere öncelik verilip, mühendislik gibi modüller ilerleyen fazlara bırakılır. FSS Fren’de yaşanılan pek alışıldık bir durum olmamakla birlikte burada ciddi bir alt yapının mevcut olduğunu görüp mühendislik modülü de ilk faz içerisinde devreye alınmıştır.”
İlk fazında Ar-Ge modülünün de dahil olduğu bir kurulumun faydasını vurgulayan Orkun Oruç, “Herkesin tek bir veri tabanından ortak veriyle çalışıyor olma felsefesini daha başlangıç noktasından uygulayıp, ikinci fazda tekrar harcanacak zamanı harcamayıp o aradaki emek israfını ortadan kaldırdık. Ar-Ge ve Mühendislik, doğrudan sisteme dahil oldu, planlama da onların girdileri üzerinden normlarını alabildi. Böylece ileriki fazlarda kazanılabilecek olan fayda, henüz ilk aşamada, en baştan kazanılmış oldu”.
F.S.S. Fren Sistemleri Sanayi için IFS’in kritik avantajlarından biri de stoklarda kendini gösteriyor. Eskiden bir haftada yapılan stok düzeltme miktarı ile artık yıl boyunca karşılaşmadıklarını dile getiren Ayla Ak, “Başlangıçta her gün 3-4 tane stok düzeltiyorduk. Şu anda ise yılda toplamda 10-15 tane bile düzeltme yapmıyoruz. IFS’ten önce, eski yıllarda kontrolsüzce alınmış malzemelerimiz üzerinde de kontrol sağladık. Böylece stoklarımızda kalmış işlevsiz malzemeler de değerlenmiş ve iş sürecine eklenmiş oluyor” diyor. Ak bakım modülünün faydalarını şöyle anlatıyor: “O dönem planlı bakımlarımız Excel’den takip ediliyordu. Çok ciddi bakım maliyetleri olan makine ve tezgahlara sahibiz fakat sistem üzerinde bunlarla ilgili bilgi yoktu. IFS’in Bakım Modülü sayesinde planlı bakımlarımızın tamamı kontrol altına alındı. 1 ay sonra yapacağımız bakımı sistemde görünce, 3-4 farklı yerle görüşüp fiyat araştırması yaparak maliyetleri azaltma fırsatı yakaladık. Nasıl ki hammaddede fiyat rekabeti yapabiliyorsak bu noktada da yapabiliyoruz. Bakım modülünde bakımların planlı olması üretimde de önümüzü açıyor. “
IFS DANIŞMANLARI BÜYÜK KATKI SAĞLADI
F.S.S. Fren’in, ERP’ye geçişinin duraksamadan ve sancısız gerçekleşmesinin en önemli aktörlerinden biri IFS danışmanları oldu. “Bize bu süreçte en büyük katkıyı IFS danışmanları sağladı,” diyen Gökhan Ünsal, bu tecrübeyi şöyle anlatıyor: “Her konuda eğitim alabilirsiniz ama bunu pratiğe dökmediğiniz zaman o eğitim unutulur ve hiçbir anlamı kalmaz. Bir danışman buraya, birçok fabrika ve projenin birikimiyle geliyor. Bu birikim müthiş bir avantaj. Biz bir sorunu anlatırken ya da çözümler araştırmamız gerekirken, danışmanlarımız önümüze 4-5 tane çözüm koyabiliyor. Bu bizim için paha biçilemez bir kazanım.”
Orkun Oruç da “Projelerde, danışmanların iş süreçleriniz hakkındaki bilgi birikimi, deneyimi o işletmeye çok şey katıyor. Açıkçası bu imkânı herkes sunmuyor. Bu noktada IFS’i ayrıca tebrik etmek gerek. ERP danışmanlığının sadece yazılım danışmanlığı olmaması gerekiyor. IFS bu noktada çok doğru bir yaklaşıma sahip. ERP danışmanlığını yazılımın yanında iş süreçlerine de yansıtıyorlar” diye belirtiyor.
TÜMLEŞİK YAPININ ERP’YE HAZIR OLMASI GEREKİYOR
“Süreç yönetimi ve kalite sistemlerini iyi bilen firmalar, ERP’ye geçiş için hazırdır” diyor Gökhan Ünsal ve ekliyor: “Süreç yönetimi bu noktada devreye giriyor. Her sürecin sahibinin her türlü performans ve kriteri yönettiği, planladığı, uyguladığı, süreci çok iyi analiz eden firmalar geçişin devamını kolayca getirir. Önceden bazı yazılımlar atlatmış olmak da büyük avantaj sağlayacaktır.
Belki ilk olarak IFS ile çalışsak, şimdiki kadar memnun kalmayacaktık ancak öncesinde kullandığımız programlar, yaşadığımız tecrübeler, iş süreçlerinin yeni gereklilikleri, yazılımdan dolayı yapamadıklarımız, bizi ‘Bunun en iyisini almalıyız’ yaklaşımına itti. Zaten böyle yazılımların da değeri bu şekilde anlaşılıyor. Tabii bu noktada yeni sisteme birkaç kişinin hazır olması da yetmiyor, bütün tümleşik yapının hazır olması gerekiyor.
. . .
İçerik sadece atıfta bulunularak yayınlanabilir: Sivas İş Dünyası. Editöryal görüş, yazarın görüşüne aykırı olabilir.
